تخطيط المشروع هو مرحلة محددة داخل المشروع تهدف لرسم خارطة الطريق، بينما إدارة المشروع هي العملية الشاملة التي تشمل التخطيط وجميع مراحل المشروع الأخرى من البداية حتى الإغلاق.
تخطيط المشروع هو جزء أساسي ومرحلة جوهرية من دورة حياة المشروع، حيث يتم فيها تحديد الأهداف، ووضع الجداول الزمنية، وتخصيص الموارد، وتوقع المخاطر المحتملة قبل البدء في التنفيذ الفعلي. إنه يجيب بشكل أساسي على أسئلة: ماذا سنفعل؟ كيف سنقوم به؟ متى سننتهي؟ ومن سيقوم بالمهام؟
أما إدارة المشروع فهي المفهوم الأوسع والأشمل، فهي تمثل العملية الإدارية المتكاملة التي تدير المشروع في جميع مراحله، والتي تشمل: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والتحكم، والإغلاق. يستخدم مدير المشروع "خطة المشروع" التي تم إعدادها في مرحلة التخطيط كأداة رئيسية لتوجيه العمل، ومراقبة الأداء، والتعامل مع التغييرات الطارئة، وضمان تحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفاعلية.
